[et_pb_section fb_built=”1″ _builder_version=”4.16″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_row _builder_version=”4.19.0″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”4.19.0″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_text _builder_version=”4.19.0″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
[\/et_pb_text][\/et_pb_column][\/et_pb_row][et_pb_row _builder_version=”4.16″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”4.16″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_text _builder_version=”4.19.0″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Fakturaer, informationsbreve og andet \u201cdaglig post\u201d er en stor del af mange virksomheders administrative arbejde og kommunikation med kunder, leverand\u00f8rer osv. I dag v\u00e6lger flere og flere virksomheder dog at outsource deres print og kuvertering til en ekstern samarbejdspartner. Breve, fakturaer, policer, brochurer osv., der l\u00f8bende skal printes, kuverteres og sendes ud p\u00e5 bestemte tidspunkter kr\u00e6ver nemlig mange ressourcer, koordinering og det rette produktionsudstyr.<\/p>\n
I dette indl\u00e6g kan du l\u00e6se mere om outsourcing. Hvordan finder du frem til, om det er en god ide for din virksomhed at outsource jeres print- og kuverteringsopgaver, og hvordan f\u00e5r I mest muligt ud af jeres outsourcing.<\/p>\n
Mange virksomheder har tidligere lavet et sk\u00f8n om, at de kunne opn\u00e5 besparelser, st\u00f8rre fleksibilitet og mere kontrol ved at have produktionen af print i eget hus. Men i de senere \u00e5r er tingene begyndt at forandre sig. Mens teknologien er blevet bedre, er volumenerne faldet hos n\u00e6sten alle virksomheder. Beholder du printproduktionen in house, st\u00e5r du sandsynligvis med samme omkostningerne til l\u00f8nninger og vedligeholdelse, men opgaverne bliver f\u00e6rre. St\u00e5r I selv for print i dag, b\u00f8r I derfor foretage en ny vurdering af, om det egentlig kan betale sig.<\/p>\n
N\u00e5r du skal finde frem til, om din virksomhed b\u00f8r outsource printopgaverne eller fortsat beholde dem selv, b\u00f8r du kigge p\u00e5 fordelene og ulemperne. Vi oplever ofte, at der kan opn\u00e5s flere fordele, end virksomhederne umiddelbart tror, og derfor giver vi dig her et overblik over, hvilke parametre, du b\u00f8r inkludere i dine overvejelser.<\/p>\n
Grundlaget for at beholde printopgaver i virksomheden er ofte baseret p\u00e5 opfattelsen af, at det giver st\u00f8rre fleksibilitet og kontrol over opgaverne. Det at kunne snakke med medarbejder x, der har ansvaret for printopgaven og kender virksomheden og procedurerne, har i manges \u00f8jne stor v\u00e6rdi. F\u00f8lelsen af kontrol og muligheden for at klare tingene ansigt-til-ansigt, er vigtig. Og derfor v\u00e6lger mange at beholde deres print inhouse.<\/p>\n
V\u00e6lger du at outsource, f\u00f8ler du m\u00e5ske, at du mister denne kontrol og fleksibilitet. Men det er faktisk ikke tilf\u00e6ldet. Den st\u00f8rste forskel er, at din kontakt foreg\u00e5r over telefon og mail i stedet for ansigt-til-ansigt.<\/p>\n
Hvis stykprisen p\u00e5 dine printopgaver er det afg\u00f8rende for din beslutning, virker outsourcing m\u00e5ske ikke som det oplagte valg. G\u00f8r du regnestykket op i priser pr. enhed, er det h\u00f8jst sandsynligt billigere at beholde print og kuvertering under eget tag. Det er dog ikke sikkert, at din samlede besparelse er h\u00f8jere, hvis du g\u00f8r det op p\u00e5 den m\u00e5de. Du b\u00f8r i stedet se p\u00e5 totalomkostningen ved outsourcing vs. inhouse print, vi kommer ind p\u00e5 i n\u00e6ste afsnit.<\/p>\n
I 4 ud af 5 tilf\u00e6lde er den st\u00f8rste fordel ved outsourcing af print og kuvertering, at du sparer penge. Selvom stykprisen ofte er h\u00f8jere hos en ekstern samarbejdspartner, vil du sandsynligvis kunne opn\u00e5 en samlet besparelse. \u00d8velsen ligger i at lave et samlet regnestykke, der inkluderer alle skjulte omkostninger og besparelser. Og det er her, det bliver interessant<\/p>\n
Derfor er det vigtigt at komme hele vejen rundt. G\u00f8r man det, er der rigtig mange virksomheder, der kan spare penge p\u00e5 at outsource printfunktionen. Virksomheder, hvis interne printshops har en vis st\u00f8rrelse, kan tydeligt afl\u00e6se det p\u00e5 bundlinjen, n\u00e5r de v\u00e6lger at outsource deres print- og kuverteringsopgaver. Udgiften g\u00e5r fra at v\u00e6re en fast bunden driftsomkostning til en variabel, hvor kun de reelle omkostninger indg\u00e5r. S\u00e5ledes p\u00e5virker alle de skjulte omkostninger \u2013 som f.eks. vedligeholdelse\/service af maskinpark, afskrivninger, software, l\u00f8nninger, forsikring og lokaler \u2013 ikke l\u00e6ngere virksomhedens samlede resultat negativt.<\/p>\n
I de fleste virksomheder ligger ansvaret for produktionen og leveringssikkerheden hos de samme medarbejdere \u2013 altid. Men hvad hvis medarbejderen bliver syg? S\u00e5 er der lige pludselig ikke nogen, der kan udf\u00f8re arbejdet, og s\u00e5 kommer materialet ikke ud til tiden.<\/p>\n
Samtidig er mange virksomheder pr\u00e6get af s\u00e6sonbetonet arbejde, der p\u00e5virker medarbejdernes arbejdsm\u00f8nstre. Det betyder, at medarbejderne med ansvar for printshoppen i visse perioder har s\u00e5 travlt, at de ikke kan f\u00f8lge med, og vigtig information til kunderne bliver forsinket. I andre perioder st\u00e5r medarbejderne i k\u00f8 for at f\u00e5 flere opgaver. Men l\u00f8nnen er den samme hele \u00e5ret.<\/p>\n
N\u00e5r du outsourcer print- og kuverteringsopgaverne, undg\u00e5r du disse udfordringer. Med en ekstern samarbejdspartner er sygdom, ferie osv. ikke din hovedpine. Du bestiller blot en opgave, der skal leveres til en bestemt tid, og s\u00e5 kan du ellers l\u00e6ne dig tilbage og vente p\u00e5 resultatet.<\/p>\n
Al m\u00e5lrettet kommunikation til hver enkelt modtager, kan kombineres med e-Boks og mit.dk. Det g\u00e6lder om at sammens\u00e6tte den mest optimale udsendelse og med at individualisere information og budskaber til dine kunder i de forskellige kanaler. Det g\u00e6lder jo ikke bare om at levere budskabet, men ogs\u00e5 sikre, at det bliver l\u00e6st. Er modtageren for eksempel ikke tilmeldt e-Boks eller Digital post, kan Express i stedet s\u00f8rge for at sende et brev til kunden. Et individualiseret brev med link til online sp\u00f8rgeskema er ogs\u00e5 en mulighed. Det vigtige er at have en samarbejdspartner der kan hj\u00e6lpe med hele processen.\u00a0<\/p>\n
<\/p>\n
N\u00e5r du v\u00e6lger at outsource print og kuvertering, har du mulighed for at flytte de medarbejderressourcer fra rutinepr\u00e6gede og ensformige opgaver til omr\u00e5der, hvor de kan bidrage til og underst\u00f8tte virksomhedens kerneforretning. Dette frig\u00f8r med andre ord ikke alene ressourcer, men giver ogs\u00e5 b\u00e5de den enkelte medarbejder og virksomheden som helhed mulighed for at udvikle sig.<\/p>\n
N\u00e5r du h\u00e5ndterer dine printopgaver i eget hus, har du givetvis et antal medarbejdere, der er fast ansvarlige for funktionen. Og ingen andre ved reelt, hvordan opgaverne skal l\u00f8ses. Hvis de medarbejdere ikke l\u00e6ngere er i virksomheden, risikerer du, at deres viden forsvinder sammen med dem. Og s\u00e5 kan du starte forfra. Ved outsourcing af dine print- og kuverteringsopgaver undg\u00e5r du, at vigtig viden g\u00e5r tabt, idet al viden ligger hos en ekstern samarbejdspartner, der er ekspert p\u00e5 omr\u00e5det.<\/p>\n
Succes med outsourcing kr\u00e6ver ordentlig planl\u00e6gning og entydige aftaler. N\u00e5r du skal opstarte samarbejdet med en ekstern partner, er der indledende planl\u00e6gning, forventningsafstemning og aftaler, der skal p\u00e5 plads. Det involverer bl.a. en konkret opgavebeskrivelse, databehandleraftaler, rapportering osv. Alt dette skal sikre, at du f\u00f8ler dig tryg ved outsourcingen og kan m\u00e6rke effekten ved samarbejdet.<\/p>\n
N\u00e5r f\u00f8rst du er kommet i gang med en outsourcing af dit print, er det altid muligt for dig at skalere op og ned. Skal din virksomhed pludselig sende et informationsbrev til alle kunder, vil en professionel leverand\u00f8r kunne h\u00e5ndtere dette \u2013 uanset om der s\u00e5 er 500.000 print og kuverteringer. Du kan nemt sikre dig den fleksibilitet, du \u00f8nsker.<\/p>\n