Kun dem, der har for mange penge og for meget tid, begynder med begyndelsen.
Alle DM-udsendelser har en værdikæde. Først skal indholdet naturligvis tilrettelægges. Herefter følger datavalidering, -indlæsning, dokumentopsætning, korrektur, godkendelse, print, falsning, kuvertering, sortering, mærkning og endelig levering til distribution.
Det er jo meget lige ud ad landevejen, og det mest naturligvis ville vel være at begynde fra toppen og inddrage de relevante leverandører, efterhånden som processen skrider frem?
Bestemt… Hvis man har for mange penge og i øvrigt ikke går så meget op i, om forsendelsen overhovedet kommer frem!
Denne fremgangsmåde rummer nemlig to afgørende fejl:
- Hele værdikæden tænkes ikke som én proces, hvor alle led er indbyrdes afhængige.
- Man indtænker ikke de strenge krav i slutningen af kæden, der bør være bestemmende for alle de foregående led.
Nødvendigheden af at tænke hele værdikæden som én samlet proces, for at sikre økonomisk, tidsmæssig og kvalitetsmæssig optimering, har jeg gennemgået i en tidligere blog.
Det, jeg vil koncentrere mig om hér, er derfor, hvor styrende distributionsleddet bliver nødt til at være for udformning og planlægning af enhver udsendelse.
IKEA-REOLEN
At navigere i de forskellige betingelser er omtrent lige så enkelt som at samle en IKEA-reol i mørke.
Ikke alene er de meget omfattende, de forskellige distributionsselskaber har også forskellige krav og prisstrukturer. Og for at gøre det ekstra interessant, bliver krav og priser løbende justeret: Det, der var gældende for fire måneder siden, er allerede fortid.
Den primære årsag til de meget omfattende og specifikke krav, bunder faktisk i en professionalisering og effektivisering af området. Selvom om den samlede antal breve er faldet, er der stadig tale om meget store mængder.
Alt er i dag automatiseret ned til mindste detalje og derfor siger det sig selv, at det skal være organiseret meget præcist. Forudsætningen for det er, at deres kunder følger anvisningerne nøje.
Et kort overblik over nogle af de punkter, hvor distributørerne har særlige betingelser:
- Størrelse: Ikke alle størrelser bliver accepteret, og størrelsen har desuden betydning for prisen.
- Papir/vægt: Valg af papir har naturligvis betydning for vægten. Det betyder noget for prisen, samt hvordan materialet skal pakkes.
- Oplag: Ikke alle distributører modtager alle oplag. De fleste har et mindstkrav til antallet, og det har samtidig betydning for prissætningen. Begge dele varierer fra distributør til distributør.
- Mærkning: Det er ikke nok med adresser på kuverterne. De skal desuden mærkes efter distributørernes anvisninger. Det kan være et nummer eller en stregkode. Denne kan være bestemt af landsdel eller område, men i nogle tilfælde er det den specifikke omdelingsrute, der skal fremgå af mærkningen. Det er kundens ansvar at vide, hvordan kuverterne skal mærkes. Ellers ryger rabatten.
- Sortering: Sorteringen af materialet er meget vigtig. Den skal afspejle mærkningen, ellers kan distributørens maniskinelle håndtering ikke gennemføres, og rabatten ryger.
- Bundtning: visse opgavetyper kræver bundtning efter helt bestemte anvisninger. Bliver anvisningerne ikke fulgt, er det forfra igen.
- Indlevering: Advisering, pakning, mærkning og levering skal følge reglerne til punkt og prikke. Det kan være i bure eller på euro-paller, der er afmærket korrekt og med de rette følgepapirer og naturligvis afleveret på det aftalte tidspunkt. I modsat fald bliver det afvist i porten.
SAMMENFALD
Som den opmærksomme læser måske vil have bemærket, er der påfaldende sammenfald mellem værdikædens enkelte dele og de områder, hvor distributørerne stiller specifikke betingelser.
Størrelse, papir/vægt og mærkning er alle sammen elementer, der træffes beslutning om i designfasen. Oplaget defineres formentlig også på dette tidspunkt.
Sortering, bundtning og pakning til indlevering er trykkeriets opgave. Det sker automatisk i forbindelse med den endelige falsning og sortering, forudsat at de er orienteret om valg af distributør.
FØRST MED DET SIDSTE
Det siger sig selv, at man ikke kan ændre på materialets størrelse og papir/vægt, ligesom den rette mærkning på kuverterne ikke kan indarbejdes i designet, når det først er trykt.
Med andre ord skal både designere og beslutningstagere have indgående kendskab til de forskellige distributørers krav, inden der skrives en linje eller vælges en font.
Det samme gælder, når materialet sendes videre i processen: Hvis ikke trykkeriet kender til betingelserne hos distributøren for den specifikke forsendelse, kan det betyde, at alt materialet skal pakkes ud, sorteres, bundtes og pakkes igen… MANUELT! Dette gælder naturligvis i endnu højere grad, hvis der er valgt flere forskellige distributører.
Hele værdikæden ved DM-udsendelser skal håndteres som én samlet proces, og alle beslutninger skal tages med indsigt i betingelserne for den afsluttende håndtering og distribution. Dels for at sikre, at udsendelsen overhovedet kan blive distribueret, men i lige så høj grad for at opnå de bedst mulige priser.
Det er som en samlemanual fra IKEA at finde rundt i, og det er derfor, samarbejdet med professionelle rådgivere og leverandører på området er en forudsætning for et tilfredsstillende resultat.
Det er derfor, det er essentielt at stille krav til sin DM-partner, der kender til alle led og forudsætningerne for en sikker levering.